Dokładnie miesiąc temu uruchomiliśmy nową stronę BIP Urzędu Miejskiego Wrocławia. Obecnie trwa kolejny etap migracji danych oraz wdrażania kolejnych modułów specjalnych, wchodzących w skład systemu BIPLO w wersji VIP.

Wrocław to czwarte pod względem liczby ludności miasto w Polsce. Zamieszkuje je ponad 630 tysięcy mieszkańców. Od wielu lat kojarzone jest jako najbardziej dynamicznie rozwijająca się aglomeracja, która przyciąga nie tylko kolejnych inwestorów, zwłaszcza z sektora IT, ale także rzesze turystów, studentów oraz artystów. Miasto jest coraz częściej gospodarzem dużych imprez gospodarczych, sportowych i kulturalnych o randze międzynarodowej. W roku 2016 Wrocław stanie się Europejską Stolicą Kultury. Włodarze miasta konsekwentnie wykorzystują potencjał Wrocławia, stawiając przede wszystkim na innowacyjność i zaawansowane rozwiązania. Niewątpliwie Wrocław to miasto nowoczesności i sukcesu, podobnie jak jego Prezydent – Rafał Dutkiewicz, który trzy razy z rzędu został wybrany najlepszym prezydentem w Polsce w rankingu Newsweeka, a w roku 2013 otrzymał tytuł Superprezydenta.

Tak prężnie rozwijająca się JST potrzebuje sprawnie działającego aparatu administracyjnego obsługującego jego organy i mieszkańców. W 16 lokalizacjach Urzędu Miejskiego Wrocławia pracuje blisko 2.000 osób. W roku minionym Punkt Informacyjny UM obsłużył około 115 tys. klientów – tj. średnio 436 klientów dziennie, w tym około 45 telefonów dziennie, co w skali roku dało wynik około 11.880. Nieco ponad 36,20% kontaktów wiązało się z potrzebą udzielenia podstawowych informacji na temat funkcjonowania magistratu, np. danych teleadresowych, godzin przyjęć, numerów kont, opłat. Urząd stale podnosi jakość swoich usług. Z oczywistych powodów, poszukiwanie najlepszych rozwiązań jest widoczne także w obszarze Biuletynu Informacji Publicznej.

W 2010 roku Urząd Miejski Wrocławia po raz pierwszy dokonał zmiany systemu do prowadzenia urzędowego publikatora teleinformatycznego. Nowa jakość w połączeniu ze wzrostem kompetencji redaktorów zaowocowała 7 miejscem w konkursie na „Przejrzystą stronę BIP”, który 2011 roku został zorganizowany przez ówczesne Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji. Urząd nie poprzestał jednak na laurach, tym bardziej, że w kolejnych latach zwiększał się zakres informacji podlegający publikacji w BIP. Zasoby Biuletynu dynamicznie się rozwijały, czemu do dzisiaj towarzyszy systematyczny wzrost odwiedzalności serwisu. W tych okolicznościach wyzwaniem stało się zagwarantowanie możliwości szybkiego pobieraniu danych, jeszcze lepszego ich prezentowania i pogrupowania na stronie BIP oraz prawidłowego wyświetlania na urządzeniach mobilnych. Kluczowym elementem okazało się podjęcie decyzji, czy BIP nadal prowadzić z wykorzystaniem własnego CMS oraz infrastruktury serwerowej, czy też skorzystać z hostingu i usług serwisowych operatora zewnętrznego, który będzie posiadał sprawdzoną jakość i wysokospecjalistyczne doświadczenie w obsłudze Biuletynów. Ostatecznie stwierdzono, że druga opcja jest bardziej bezpieczna i efektywniejsza zarówno pod względem finansowym, jak również techniczno-organizacyjnym.

 

Pierwsze próby znalezienia odpowiedniego systemu i operatora podjęto rok temu, przekazując wybrane zasoby BIP do utrzymania przez podmiot komercyjny. Jednak uzyskane rezultaty nie były w pełni satysfakcjonujące dla magistratu, którego wymagania okazały się bardzo wysokie i precyzyjne. Stwierdzono, że największą szansą ich skutecznego spełnienia będzie podjęcie współpracy właśnie z Logonetem. Wybór naszego najnowszego systemu BIPLO VIP poprzedzony był okresem wnikliwych testów jego funkcjonalności oraz wydolności, a także analizą porównawczą. W czerwcu br. przeprowadzono również cykl szkoleń na temat aspektów prawnych i organizacyjnych prowadzenia BIP, przeznaczonych dla redaktorów BIP oraz dyrektorów wydziałów. Kompleksowość oferowanych przez nas usług, wsparcie merytoryczne i techniczne oraz możliwości systemu BIPLO otrzymały najwyższe noty. W lipcu podpisaliśmy stosowną umowę. Do koordynacji współpracy wyznaczono Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu (miejską jednostkę budżetową).

 

Z uwagi na ogromną ilość danych do przeniesienia do nowego Biuletynu, konieczność przeszkolenia kilkudziesięciu redaktorów BIP oraz opracowania wielu specjalistycznych modułów, wdrożenie podzielono na dwa etapy. Pierwszy z nich zakończył się w dniu 1 sierpnia br. uruchomieniem podstawowej części nowego Biuletynu. Dzięki dokonanej migracji dostępne są w nim kluczowe zasoby, których najczęściej poszukują internauci: ogłoszenia ofertowe i przetargowe, informacje o otwartych konkursach ofert, ogłoszenia dotyczące miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego. Specjalnie dla wrocławskiego wdrożenia opracowaliśmy także moduły do sprawnego wprowadzania i przeszukiwania oświadczeń majątkowych oraz wykazu danych o środowisku i jego stanie. Treścią wypełniono również większość kategorii tematycznych z menu podmiotowego.

Prawie codziennie do nowego Biuletynu przenoszone są kolejne informacje, a równocześnie aktualizowane już istniejące zakładki. Na wrzesień zaplanowano m.in. przeniesienie wszystkich zasobów kategorii pt. „Rada Miejska”, wraz z uruchomieniem specjalnego modułu do publikowania interpelacji złożonych przez radnych. Przebieg prac cechuje szczególna dbałość o intuicyjne umiejscowienie informacji, rzetelność opisów w metryczkach oraz walory estetyczne. Na podkreślenie zasługuje ponadprzeciętne zaangażowanie głównych redaktorów wrocławskiego Biuletynu, u których widać po prostu pasję i satysfakcję ze wspólnie osiąganych efektów. Takie podejście jest dla nas dodatkową motywacją w „dopieszczaniu” BIP. Ostatni etap prac nad nowym Biuletynem powinien się zakończyć w połowie stycznia 2015 r. Co ważne, zakończenie wdrożenia zbiegnie się z początkiem działalności nowej kadencji władz samorządowych. Jesteśmy przekonani, że nowy BIP będzie doskonałym narzędziem do prowadzenia przez nich transparentnej polityki informacyjnej.

Decyzja o zastosowaniu systemu BIPLO potwierdziła, że Wrocław nie tylko należy do elity Abonentów (VIP), ale również ma szanse na bycie jej liderem. Przypominamy, że od czerwca br. w gronie tym znajduje się również Miasto Częstochowa. Dotychczas wdrożylismy dokładnie 330 platform BIP za pomocą których swoje informacje publikuje już ponad 1.000 podmiotów z terenu całego kraju.

Zapraszamy do odwiedzin: www.bip.um.wroc.pl