W ramach modernizacji wyszukiwarki w BIP Urzędu Miejskiego Wrocławia stworzyliśmy internautom możliwość szybkiego przeszukiwania także treści opublikowanych plików. 

Zamieszczanie plików zawierających informacje publiczne, to jedna z podstawowych form publikowania w Biuletynach Informacji Publicznej. Pliki do pobrania są nieodzownym elementem np. artykułów z ogłoszeniami przetargowymi (nieraz w jednym artykule jest ich nawet kilkadziesiąt). Ta forma publikacji sprawdza się, gdy istnieje potrzeba udostępniania obszernej treści dokumentów, dużej ich liczby lub zagwarantowania dostępu zarówno do treści, jak i postaci dokumentów. Załączniki ze scanami dokumentów to także najczęściej stosowany sposób na bezpieczne publikowanie np. oświadczeń majątkowych. Coraz częściej zdarza się, że publikacja plików z elektroniczne odwzorowanymi kopiami dokumentów jest precyzyjnie określonym obowiązkiem, czego najlepszym przykładem jest ustawa o petycjach. Z drugiej strony należy pamiętać, że nadużywanie tej formy publikowania wprowadza ograniczenia w dostępności treści dla osób niepełnosprawnych oraz stanowi barierę dla mechanizmów wyszukiwawczych, w które wyposażone muszą być strony BIP.

Sprawne zamieszczanie i przejrzyste prezentowanie załączników, to uzasadnione oczekiwanie każdej redakcji Biuletynu Informacji Publicznej. Ma ono szczególne znaczenie, gdy zachodzi potrzeba szybkiego opublikowania dużej liczby plików lub o dużej pojemności informatycznej (liczonej w dziesiątkach MB lub jeszcze większych). Wszyscy abonenci naszego systemu BIPLO VIP posiadają komfortową sytuację ponieważ system ten zapewnia im:

 

• dodawanie załączników o dowolnej wielkości,
• wykorzystanie raz dodanego pliku w wielu artykułach,
• dodawanie dowolnej liczby załączników podczas jednej operacji,
• opatrywanie każdego załącznika samodzielną metryczką z metadanymi,
• automatyczne oznaczanie wielkości pliku oraz ikonką w zależności od rozpoznanego formatu zapisu,
• grupowanie załączników oraz ich wyszukiwanie i filtrowanie według różnych kryteriów (funkcjonalność dostępna dla redaktorów w panelu administracyjnym).
  
  

Mając na uwadze, że liczba opublikowanych załączników w Biuletynach naszych klientów dynamicznie przyrasta, postanowiliśmy stworzyć mechanizm ich indeksowania i przeszukiwania zawartych w nich treści. Po raz pierwszy rozbudowaną funkcjonalność modułu wyszukującego zastosowaliśmy latem br. podczas wdrażania nowej strony BIP dla Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie. Uzyskane efekty mile zaskoczyły nie tylko internautów. Nasze rozwiązanie zainteresowało także wrocławski magistrat, który w swoim Biuletynie udostępnił już blisko 32.000 plików. Dzięki nowej funkcjonalności internauci mogą teraz w prosty sposób przeszukać pliki zapisane w popularnych formatach, takich jak: doc, docx, rtf, odf, txt oraz pdf pod warunkiem, że zawierają warstwę tekstową, a nie obrazkową (scan). Lista z wynikami wyszukiwania estetycznie prezentuje trafność wyszukiwania, tytuł odnalezionego pliku, fragment jego treści oraz tytuły artykułów, w których wyszukany plik został opublikowany: