Prezes UODO w corocznym sprawozdaniu ze swojej działalności potwierdził, że wśród otrzymywanych w 2025 r. skarg na podmioty publiczne liczne dotyczyły  zarzutu bezpodstawnego udostępnienia danych osobowych na stronach BIP. 

Efektem wielu skarg były wydawane przez organ nadzoru decyzje administracyjne. W jednej z takich spraw Prezes UODO udzielił upomnienia burmistrzowi za naruszenie art. 6 ust. 1 RODO poprzez udostępnienie bez podstawy prawnej na stronie internetowej BIP gminy, danych osobowych w zakresie imienia, nazwiska, adresu zamieszkania oraz podpisu, zamieszczonych w petycji skierowanej do rady miejskiej. Ponieważ skarżąca składając petycję nie wyraziła zgody na publikację jej danych osobowych Prezes UODO uznał, że burmistrz publikując na stronie Biuletynu Informacji Publicznej gminy jej dane osobowe zawarte w petycji, nie legitymował się żadną z przesłanek określonych w art. 6 ust. 1 RODO, która stanowiłoby o legalności tego udostępnienia. W innej rozpatrywanej przez UODO sprawie skarżąca zarzuciła, że jej pracodawca – Gminny Ośrodek Kultury – opublikował na stronie internetowej BIP zarządzenie dyrektora, w którym zawarte zostały informacje dotyczące przebywania przez nią na zwolnieniu lekarskim. Wobec powyższego Prezes UODO zdecydował o zastosowaniu wobec instytucji kultury upomnienia za naruszenie art. 5 ust. 1 lit. a oraz 9 ust. 1 RODO. Naruszenie polegało na  podaniu do publicznej wiadomości danych osobowych skarżącej dotyczących zdrowia bez podstawy prawnej.

Podobnie jak w latach ubiegłych, do najczęściej zgłaszanych przez administratorów naruszeń ochrony danych osobowych należała nieprawidłowa anonimizacja danych lub niezamierzona ich publikacja w BIP. Takie naruszenia spowodowane były najczęściej nieprawidłową anonimizacją danych oraz błędami pracowników udostępniających dokumenty i materiały przeznaczone do zamieszczenia w Internecie. 

W sprawozdaniu przypomniano, że upublicznienie danych osobowych jest jedną z możliwych operacji przetwarzania danych osobowych, które jest dopuszczalne po spełnieniu jednej z przesłanek wymienionych w art. 6 RODO, który wskazuje, że dane osobowe mogą być przetwarzane m.in., jeśli osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Jeśli administrator nie dysponuje przesłanką uprawniającą go do przetwarzania (upublicznienia) danych osobowych, ujawnienie ich stanowi naruszenie w myśl przepisów o ochronie danych osobowych. Z kolei w sytuacjach realizacji obowiązku publikacyjnego polegającego na udostępnieniu danych osobowych, gdy prawo nie reguluje okresu retencji tych danych w Biuletynie Informacji Publicznej, administrator powinien przeprowadzić wnikliwą analizę i określić ten okres tak, aby przetwarzanie danych było zgodne z celami, z którymi dane osobowe pozyskano. 

Pełna treść opublikowanego dzisiaj "Sprawozdania z działalności  Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z działalności w roku 2025" jest dostępna na stronie https://uodo.gov.pl

 

Przeprowadzamy  profesjonalne audyty BIP!

Proponowany audyt zapewni Państwu jednoznaczną i obiektywną odpowiedź, czy za pośrednictwem  Biuletynu prowadzonego przez Waszą instytucję nie nastąpiło naruszenie wymogów RODO. Z pewnością  przeprowadzenie audytu pomoże Wam:

• sprawnie usunąć ewentualne błędy i naruszenia, a tym samym ograniczy ryzyko ewentualnych skarg, krytyki medialnej, pozwów sądowych oraz kontroli zewnętrznych, np. przeprowadzanych przez UODO,
• podnieść wiedzę i świadomość wśród redaktorów BIP, jakich praktyk należy unikać oraz jakie dane osobowe muszą być wyłączone z jawności lub usuwane po legalnym okresie publikacji, a także które metody anonimizacji są nieskuteczne. Praktyczna wiedza ograniczy zagrożenie powtórzenia się nieprawidłowości w dalszym okresie prowadzenia Biuletynu,
• udokumentować podejmowanie skutecznych działań administratora danych związanych z okresowym przeglądem zawartości BIP mającym na celu weryfikację zgodności przetwarzania danych osobowych oraz usuwanie danych zbędnych i nadmiarowych (zasada rozliczalności określona w art. 5 RODO).

Wszystkich zainteresowanych skorzystaniem z usługi audytu BIP zapraszamy do kontaktu za pomocą email: bip@lo.pl