W pierwszy dzień kalendarzowej wiosny odwiedziliśmy Wołomin, gdzie przeprowadziliśmy szkolenie dedykowane dla pracowników tamtejszego Urzędu Miejskiego. Głównym tematem było prawidłowe przetwarzanie danych osobowych na podmiotowej stronie BIP. 

 

W dynamicznie prowadzonych przez inż. Rafała Kulę zajęciach wzięło udział ponad 20 osób, w tym inspektor ochrony danych oraz radca prawny obsługujący magistrat. Podczas szkolenia nasz ekspert, który wcześniej wstępnie zanalizował zawartość strony https://wolomin.bip.net.pl, prezentował liczne przykłady i udzielał cennych wskazówek, dotyczących m.in. skutecznej anonimizacji  danych poufnych, dopuszczalnych okresów udostępniania danych osobowych oraz sposobu opisywania wyłączeń jawności. To właśnie te zagadnienia były przedmiotem ostatnich kontroli Biuletynów przeprowadzanych przez NIK, a także wielu decyzji Prezesa UODO.

Przeprowadzone szkolenie zamknięte z pewnością pozwoliło usystematyzować i ujednolicić wiedzę uczestników oraz pomoże we wprowadzeniu dodatkowych procedur mających na celu przestrzeganie wymogów RODO w procesie publikowania informacji w BIP. Zwracamy uwagę, że zgodnie z prezentowanym stanowiskiem Prezesa UODO każdy administrator odpowiedzialny za udostępnianie treści w urzędowym publikatorze teleinformatycznym jest zobowiązany do dokonania stosownej oceny zasadności upublicznienia danych osobowych konkretnej osoby oraz do określenia okresu ich retencji. Nie może bowiem zakładać automatyzmu przy publikacji danych osobowych na stronach BIP, tj. upublicznienia wszelkich danych osobowych i ich dalszego nieograniczonego w czasie przetwarzania. Przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej co prawda nie precyzują okresu udostępniania informacji w BIP (ani minimalnego, ani maksymalnego), jednak w ocenie Prezesa UODO nie oznacza to, że informacje te mogą być udostępniane bezterminowo. Zdaniem tego organu należy stosować w tej kwestii zasadę ograniczenia przetwarzania, poprzez regularne przeglądy BIP i usuwania zbędnych danych. Oczywiście publikując informacje zawierające poufne dane osobowe redakcja BIP powinna zawsze starannie sprawdzić, czy dokonano ich skutecznej anonimziacji.