Z początkiem 2013 r. weszły w życie Regulaminy publikacji i aktualizacji informacji w BIP, które opracowaliśmy dla Starostwa Powiatowego w Grójcu oraz Urzędu Miasta i Gminy w Nowym Mieście nad Pilicą

 

Nie ulega wątpliwości, że sprawne i efektywne prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej wymaga wprowadzenia w prawie każdym urzędzie wewnętrznych regulacji, które będą określały skład redakcji BIP, stosowne kompetencje i normy postępowania. Oparcie się jedynie na regulaminie organizacyjnym urzędu jest niewystarczające. Z uwagi na wzrastającą ilość informacji podlegających obowiązkowemu zamieszczeniu w BIP, jego redakcją nie może zajmować się zbyt małe grono osób. Członkowie redakcji powinni zostać wyposażeni nie tylko w niezbędne uprawnienia i procedury, ale także w kompleksową wiedzę, narzędzia i czas potrzebny do rzetelnego zajmowania się Biuletynem. Ich praca musi być właściwie wspierana i nadzorowana. Warto przypomnieć, że sposób powołania i funkcjonowania zespołów odpowiedzialnych za prowadzenie BIP, były elementami dotychczasowych kontroli Biuletynów przeprowadzonych przez Najwyższą Izbę Kontroli.

Konieczność wyznaczenia osób odpowiedzialnych za prowadzenie podmiotowej strony BIP oraz podstawowy zakres ich kompetencji, określony został w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz. U. Nr 10, poz. 68). Zgodnie z § 15 tego aktu wykonawczego, każdy podmiot wykonujący zadania publiczne zobowiązany jest do wyznaczenia osób odpowiedzialnych za:

1. przekazywanie ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji informacji niezbędnych do zamieszczenia na stronie głównej BIP oraz powiadamianie tego ministra o zmianach w treści tych informacji;
2. dokonywanie zmian treści informacji publicznych udostępnianych na stronach podmiotowych BIP.

 

Wyznaczone osoby, muszą posiadać dostęp do modułu administracyjnego strony podmiotowej BIP w oparciu o mechanizmy identyfikacji i autoryzacji nadzorowane przez administratora strony podmiotowej BIP. W § 16 Rozporządzenia nałożono na administratora obowiązek kontrolowania w każdy dzień powszedni tzw. dziennika zmian, który w sposób automatyczny odnotowuje zmiany w treści informacji publicznych udostępnianych w BIP oraz próby dokonywania takich zmian przez osoby nieuprawnione. Z uwagi na uniwersalny charakter Rozporządzenia, które nie uwzględnia specyfiki konkretnego podmiotu, jest ono mało pomocne we wprowadzeniu zasad redagowania i aktualizowania Biuletynu. Z kolei brak ich określenia oraz konsekwentnego wdrożenia, skutkuje najczęściej mizernością BIP i coraz liczniejszymi problemami (nie tylko organizacyjnymi) w procesie jego prowadzenia.

Nasze doświadczenie i wiedza z zakresu efektywnego udostępniania informacji publicznej coraz częściej wykorzystywana jest w celu opracowania i wdrażania wewnętrznych uregulowań przez instytucje publiczne. Dotychczas największym sukcesem Logonetu z tego obszaru było wprowadzenie zasad publikacji i procedury aktualizacji treści Biuletynu Informacji Publicznej, jakie przygotowaliśmy  w 2011 r. dla Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego.

W czerwcu ub.r. podpisaliśmy umowę z Wyższą Szkołą Pedagogiczną w Warszawie, która koordynuje realizację projektu pt. „Szansa na Lepsze Zarządzanie! Kompleksowy program podnoszenia jakości zarządzania i funkcjonowania Jednostek Samorządu Terytorialnego na obszarze Powiatu Grójeckiego” - współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Naszym zadaniem było wdrożenie procedur aktualizowania stron BIP oraz opisu usług świadczonych przez dwa urzędy: Starostwo Powiatowe w Grójcu oraz Urząd Miasta i Gminy w Nowym Mieście nad Pilicą. Z uwagi na charakter zadania, jego realizacja została podzielona na pięć etapów. W pierwszym przeprowadziliśmy kompleksowy audyt Biuletynów. Na jego podstawie uzyskaliśmy wiedzę o zawartości i sposobie prowadzenia BIP przez każdy z urzędów. Wyniki naszej analizy oraz szczegółowe zalecenia przedstawiliśmy w stosownych raportach oraz dodatkowo omówiliśmy m.in. podczas specjalnych warsztatów dla redakcji BIP. Co ważne, uczestniczyło w nich również kierownictwo każdego urzędu. Warsztaty były doskonałą okazją do usystematyzowania i poszerzenia wiedzy urzędników na temat aspektów prawnych oraz organizacyjnych prowadzenia urzędowych publikatorów teleinformatycznych. Znając mocne i słabe strony ocenianych Biuletynów oraz procedur funkcjonujących w jednostkach je prowadzących, mogliśmy przystąpić do opracowywania nowych, bardziej szczegółowych zasad przejrzystości jednostek samorządu terytorialnego opartych na publikowaniu danych w Biuletynie Informacji Publicznej. Na tym etapie niezbędne było ścisłe współdziałanie z Klientami, tak aby opracowywane procedury były możliwe do zrealizowania oraz odpowiadały rzeczywistym uwarunkowaniom kadrowym, technicznym i organizacyjnym występującym w konkretnym urzędzie. Przeprowadziliśmy szereg wizyt konsultacyjnych w celu optymalizacji projektów procedur. Ukoronowaniem wspólnego wysiłku było wydanie w grudniu ubr. przez Starostę Grójeckiego oraz Burmistrza Nowego Miasta nad Pilicą zarządzeń wprowadzających w urzędach, których pracami kierują, specjalnych regulaminów publikowania i aktualizowania stron BIP. Zarządzenia zaczęły obowiązywać od Nowego Roku.

Mamy nadzieję, że formalne wprowadzenie zasad prowadzenia stron BIP, połączone z jeszcze większym zaangażowaniem w ich rozwój, pozwoli obu urzędom wypełniać obowiązki publikacyjne sprawnie i prawidłowo (ku zadowoleniu wszystkich internautów poszukujących rzetelnej informacji o sprawach publicznych). Osobiście cieszymy się zwłaszcza ze sposobu i zakresu publikacji na www.bipgrojec.pl, który naszym zdaniem już dzisiaj pozytywnie wyróżnia się spośród Biuletynów prowadzonych przez starostwa powiatowe.

Aktualnie Logonet przystąpił do opracowywania analogicznych procedur dla Starostwa Powiatowego w Chrzanowie, którego Biuletyn audytowaliśmy w listopadzie minionego roku.