Na zlecenie Urzędu Miasta Częstochowy zrealizowaliśmy szkolenia na temat prawidłowego i  efektywnego prowadzenia BIP przez magistrat oraz wszystkie miejskie jednostki organizacyjne.

Mając na uwadze politykę informacyjną miasta oraz troskę o dostarczanie mieszkańcom wiarygodnych informacji na temat spraw publicznych, Urząd Miasta Częstochowy przeprowadził w minionym roku analizę zawartości i sposobu aktualizowania BIP przez wszystkie jednostki podległe Prezydentowi Miasta. Okazało się, że pomimo korzystania z tego samego, ujednoliconego systemu informatycznego, jakość poszczególnych Biuletynów jest bardzo zróżnicowana. Obok stron bogatych w treść i systematycznie aktualizowanych nie trudno było zlokalizować Biuletyny, których sposób prowadzenia pozostawiał wiele do życzenia. Pragnąc zmienić tę sytuację postanowiono wesprzeć miejskie jednostki organizacyjne poprzez organizację dedykowanych dla nich szkoleń na temat prawidłowego i efektywnego prowadzenia stron BIP. Z uwagi na bogate doświadczenie i profesjonalizm w dzieleniu się wiedzą o Biuletynie, to niełatwe zadanie zostało powierzone firmie Logonet.

Szkolenia odbyły się w dniach 7-8 lutego br. w sali sesyjnej Urzędu Miasta Częstochowy.  Pierwszego dnia licznie zgromadzili się przedstawiciele częstochowskich placówek oświatowych. W dniu następnym uczestnikami szkolenia byli pracownicy magistratu oraz pozostałych jednostek organizacyjnych, w tym redaktorzy BIP ze spółek komunalnych. Każdą grupę oficjalnie przywitał dyrektor generalny urzędu - pan Paweł Klimek, który w swoich wystąpieniach podkreślał ważne znaczenie prawa dostępu do informacji publicznej w działalności jednostki samorządu terytorialnego. Podzielił się również swoimi ciekawymi spostrzeżeniami na temat stosowania ustawy, prób jej nadużywania oraz zmianami w zachowaniu mieszkańców poszukujących informacji (np. spadek zainteresowania infomatami). Zauważył, że nadal jedynym celem dla znacznej część interesantów pojawiających się w częstochowskim urzędzie, jest potrzeba uzyskania informacji (zgodnie z przeprowadzonymi w 2012 r. badaniami na grupie 1100 osób, takie osoby stanowiły blisko 40% interesantów). Skala tego zjawiska wskazuje m.in. na niewykorzystane możliwości jakie stwarza przede wszystkim Biuletyn Informacji Publicznej, który zgodnie z ustawą jest głównym sposobem udostępniania danych. Sposobem z reguły bardzo wygodnym dla odbiorców informacji oraz samych jednostek publicznych, które tymi informacjami dysponują.

Częstochowskie szkolenia prowadził inż. Rafał Kula. Pełen ekspresji i przykładów sposób przekazywania wiedzy miał na celu nie tylko wskazanie na istniejące obowiązki publikacyjne, ale również korzyści jakie płyną z systematycznego aktualizowania Biuletynów i zamieszca w nich jak największej ilości danych. Pomimo bardzo dużych grup, nie zabrakło przestrzeni dla udzielania odpowiedzi na pytania od uczestników. Najczęściej koncentrowały się one wokół problematyki prawidłowego uzupełniania danych w metryczkach informacji, terminów publikacji, zakresu wyłączania danych prawnie chronionych oraz organizacji pracy redakcji. Nasz ekspert wskazywał na typowe błędy na stronach BIP, ale również na dobre praktyki, które warto naśladować. Kompleksowo omówił minimalną zawartość i strukturę BIP oraz zakres odpowiedzialności za jego prowadzenie. Z pewnością wielu uczestników wychodziła z całodniowych zajęć dodatkowo zmotywowana i usatysfakcjonowana tym, że wiedzą co konkretnie muszą zmienić lub wprowadzić do swojego urzędowego publikatora teleinformatycznego.

Nasza firma już od kliku lat aktywnie współpracuje z częstochowskim magistratem w zakresie Biuletynu Informacji Publicznej. W 2010 roku wykonaliśmy profesjonalny audyt jakości i zgodności z wymogami prawnymi serwisu: http://bip.czestochowa.pl.  Wnioski i zalecenia z audytu BIP pozwoliły usunąć szereg stwierdzonych nieprawidłowości i braków. Obecnie szczególnym wyzwaniem było skuteczne poprowadzenie  szkolenia dla tak dużej liczby osób, które reprezentowały różne podmioty (ze względu na ich wielkość, przedmiot działalności, status prawny). Cieszymy się, że to jedno z największych szkoleń zamkniętych w jakie byliśmy zaangażowani, zostało tak pozytywnie ocenione przez jego organizatora.  Co ważne dzięki grupowemu szkoleniu nastąpiła nie tylko cenna wymiana doświadczeń, ale przede wszystkim unifikacja zakresu posiadanej wiedzy na temat Biuletynu Informacji Publicznej. Teraz pozostaje tylko wierzyć, że jakość i użyteczność częstochowskich Biuletynów będzie dynamicznie wzrastała.