Ustawa o dostępie do informacji publicznej w art. 4. ust. 1 pkt 4 wprost wymienia osoby prawne samorządu terytorialnego oraz jednostki organizacyjne samorządu terytorialnego, jako podmioty zobligowane do udostępniania informacji publicznej, w tym m.in. poprzez prowadzenie podmiotowej strony BIP (art. 9 ust. 2). Każda jednostka organizacyjna działa na podstawie swojego statutu, struktury organizacyjnej, planu budżetowego itd. Tak więc każdy kierownik (dyrektor) gminnej lub powiatowej jednostki organizacyjnej np. szkoły, jest zobowiązany udostępniać w Biuletynie informacje publiczne posiadane przez jednostkę, której pracą bezpośrednio zarządza. Literalnie czytając ustawę należy stwierdzić, że każda jednostka organizacyjna JST powinna posiadać własną stronę BIP.


Z wieloletniej obserwacji wiemy, że im mniejsza jednostka organizacyjna tym większy problem z uruchomieniem i prowadzeniem BIP (głównie z powodów finansowych). W praktyce dopuszcza się możliwość prowadzenia strony BIP na wspólnej platformie informatycznej (CMS) wykorzystywanej przez urząd oraz jednostki organizacyjne. Jednak na takie rozwiązanie musi zgodzić się kierownik urzędu (jednostki nadzorującej) bowiem urząd może, ale nie musi zapewnić zamieszczania informacji publicznej przez jednostki organizacyjne na wspólnej platformie BIP. W przypadku podjęcia pozytywnej decyzji należy zawrzeć formalne porozumienie pomiędzy kierownikiem danego urzędu (wójt, burmistrz, prezydent, starosta), a kierownikiem danej jednostki organizacyjnej, w którym określone będą wzajemne prawa i obowiązki związane z aktualizowaniem oraz serwisowaniem Biuletynu. Zgoda i zakres współpracy nie mogą być domniemane bowiem może to rodzić negatywne skutki w trakcie wieloletniego procesu prowadzenia BIP. Na dopełnienie tych formalności od dawna zwraca uwagę NIK.

Logonet w ramach jednej umowy zawartej z urzędem umożliwia wykorzystywanie systemu BIPLO CMS do udostępniania informacji publicznych jednocześnie przez urząd i pozostałe jednostki organizacyjne JST (za wyjątkiem spółek komunalnych). Każda z tych jednostek może posiadać dowolną ilość redaktorów oraz własne, wydzielone podmenu na wspólnej platformie BIP. Zdajemy sobie sprawę, że wspólny standard ułatwia pracę nie tylko redaktorom stron BIP, ale przede wszystkim usprawnia internautom korzystanie z urzędowego publikatora teleinformatycznego. 

Informacje publiczne posiadane przez daną jednostkę, powinny zostać zamieszczane w BIP bezpośrednio przez odpowiedzialnego za aktualizację BIP pracownika tej jednostki (a nie pracownika urzędu) w tej części menu przedmiotowego, która dedykowana jest tej jednostce. Pracownik powinien zostać formalnie wyznaczony bezpośrednio przez kierownika jednostki, w której pracuje. Indywidualny login i hasło dostępu do panelu administracyjnego BIP powinien otrzymać od administratora Biuletynu.

Najbardziej liczną grupą jednostek organizacyjnych w każdej gminie oraz powiecie są szkoły i inne placówki oświatowe. Z uwagi na ich ilość oraz stosunkowo jednolity rodzaj publikowanych informacji proponujemy specjalną wersję systemu BIPLO dedykowaną dla oświaty. Z naszego rozwiązania korzystają m.in. wszystkie szkoły w Bydgoszczy, Płocku, Włocławku. Jego zalety zostały już zauważone, czego przykładem są pozytywne opinie w mediach:

„Wśród niechlubnych statystyk można bowiem znaleźć także wzorcowe wyjątki. Należą do nich Kraków i Bydgoszcz, które opisywany problem rozwiązały w sposób systemowy. Biuletyny prowadzonych przez miasta szkół znalazły się w jednym miejscu – w Krakowie na stronie internetowej magistratu, w Bydgoszczy w specjalnie powołanym i na bieżąco aktualizowanym zbiorczym biuletynie placówek oświatowych. Każda szkoła ma swoją zakładkę z informacjami na temat jej majątku, ogłoszeniami o pracę czy zamówieniami publicznymi.

To dobry kierunek, który pozwala zracjonalizować koszty wywiązywania się przez szkoły i miasta z administracyjnego obowiązku. Szczególnie jeśli w urzędzie są wyznaczone osoby odpowiedzialne za zarządzanie informacją publiczną wytwarzaną przez szkoły – wyjaśnia Mikołaj Barczentewicz.”- prawnik z Forum Obywatelskiego Rozwoju”

Źródło: Gazeta Prawna z dnia 29.08.2012 r.

Organ wykonawczy w JST jest zobowiązany do nadzoru i kontroli działalności wszystkich jednostek organizacyjnych. Najwyższa Izba Kontroli wielokrotnie już sprawdzała, czy wójtowie, burmistrzowie, prezydenci, starostowie i marszałkowie województw prawidłowo wywiązują się z obowiązku nadzorowania jakości prowadzenia stron BIP przez samorządowe jednostki organizacyjne, które im podlegają.